Przeprowadzanie audytu zewnętrznego projektu współfinansowanego z funduszy strukturalnych jest immanentną częścią systemu wdrażania funduszy unijnych i stało się w ostatnim czasie przedmiotem ożywionej dyskusji.

Do najważniejszych pytań należą kwestie:

• którzy z beneficjentów zobligowani są do przeprowadzenia audytu,

• wyboru audytora,

• terminu przeprowadzenia audytu,

• zakresu badania oraz

• sposobu i zakresu raportowania.

Sytuacji nie ułatwia obowiązujący obecnie (tj. do zakończenia w 2006 roku bieżącego okresu programowania) system absorpcji, oparty na siedmiu Programach Operacyjnych (ponadto środki z funduszy strukturalnych mogą być pozyskiwane w ramach dwóch Inicjatyw Wspólnotowych). Powoduje o­n, w związku z tym iż wiodącą rolę pełni siedem Instytucji Zarządzających, iż stopień unormowania kwestii audytu zewnętrznego jest bardzo różny. W chwili obecnej przeprowadzanie audytu zostało najpełniej określone w dwóch Programach Operacyjnych – Zintegrowanym Programie Operacyjnym Rozwoju Regionalnego oraz Sektorowym Programie Operacyjnym Rozwój Zasobów Ludzkich, których Instytucje Zarządzające wydały stosowne wytyczne. Co więcej, obowiązek takiego audytu został explicite zapisany we wzorach umów dofinansowanie projektów, wprowadzonych w życie rozporządzeniami Ministra Gospodarki i Pracy.

Zgodnie z wskazanymi normami:

• W przypadku SPO RZL beneficjenci, którzy realizują projekt o wartości 700 tys. PLN i większej są zobowiązani do przeprowadzenia audytu projektu przed jego zakończeniem. Do audytu zobowiązani są także ci beneficjenci, którzy realizują równocześnie kilka projektów w ramach SPO RZL o łącznej wartości 1 mln PLN i więcej. (W przypadku realizowania kilku projektów o łącznej wartości równej lub przekraczającej 1 mln PLN należy przeprowadzić audyt dla tego projektu (zawrzeć wydatki związane z audytem), którego wartość – po zsumowaniu z łączną wartością poprzednich projektów, powoduje osiągnięcie lub przekroczenie kwoty 1 mln PLN. Każdy następny projekt składany przez tego samego beneficjenta będzie musiał podlegać audytowi.)

• W przypadku ZPORR obowiązek przeprowadzenia audytu zewnętrznego powstaje dla beneficjentów: w Priorytecie 1 – gdy całkowita wartość projektu przekracza 32.500.000 PLN¹, w Priorytecie 2 – gdy całkowita wartość projektu wynosi co najmniej 750.000 PLN lub gdy całkowita wartość kilku projektów realizowanych przez Beneficjenta w ramach Priorytetu wynosi co najmniej 1.000.000 PLN²,w Priorytecie 3 (z wyłączeniem działania 3.4 – Mikroprzedsiębiorstwa) – gdy całkowita wartość projektu lub kilku projektów realizowanych przez Beneficjenta w ramach Priorytetu wynosi co najmniej 30.000.000 PLN³. W przypadku realizacji kilku projektów w ramach Priorytetu 2 ZPORR przez tego samego beneficjenta o łącznej wartości równej lub przekraczającej 1.000.000 PLN należy przeprowadzić audyt zewnętrzny dla tego projektu, którego wartość – po zsumowaniu z łączną wartością poprzednich projektów – powoduje osiągnięcie lub przekroczenie kwoty 1.000.000 PLN. Każdy następny projekt składany przez tego samego beneficjenta będzie musiał podlegać audytowi. (Jak widać zasada, podobnie jak źródło wsparcia – EFS – jest taka sama jak przy SPO RZL).

Kwestia wyboru audytora została uregulowana w wytycznych, w sposób następujący:

• wybór audytora zewnętrznego/ podmiotu zatrudniającego audytorów zewnętrznych należy do beneficjenta,

• audytora wyłania się zgodnie z ustawą z dnia 19 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177). (Warto w tym miejscu przypomnieć iż koszt przeprowadzenia obowiązkowego audytu jest kosztem kwalifikowanym),

• o trybie udzielenia zamówienia publicznego decyduje beneficjent,

• audyt powinna przeprowadzać osoba posiadająca odpowiednie kwalifikacje w zakresie przeprowadzania audytu i wiedzy z zakresu funkcjonowania funduszy strukturalnych – przez co rozumie się- podmioty uprawnione do badania sprawozdań finansowych w rozumieniu art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1994 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie (Dz. U z 2001, Nr 31, poz. 359, z późn. zm.)- osoby posiadające międzynarodowe uprawnienia audytora wewnętrznego,- osoby posiadające zaświadczenie o zdaniu egzaminu na audytora wewnętrznego, o którym mowa w art. 35ł ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych, (Dz. U. z 2003 r., Nr 15, poz. 148 z późn. zm.)

Ponadto w procesie wyłaniania audytora zewnętrznego należy wziąć pod uwagę dotychczasowe doświadczenie w zakresie badania projektów finansowanych ze środków pomocowych, doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania dotacji ze środków budżetu państwa, doświadczenie w przeprowadzaniu audytu, wiedzę i doświadczenie związane z funkcjonowaniem funduszy strukturalnych.

Wytyczne szczególnie dużo uwagi poświęcają również kwestii niezależności audytującego, m.in. powinien o­n spełniać wymóg bezstronności i niezależności od badanego beneficjenta, ponadto audyt nie może być przeprowadzony przez audytora wewnętrznego podmiotu realizującego projekt.

Zgodnie z wytycznymi odnoszącymi się do projektów w ramach ZPORR w skład zespołu przeprowadzającego audyt powinna wchodzić co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.

Sam audyt powinien zostać przeprowadzony po wykorzystaniu co najmniej połowy środków przyznanych na projekt. Możliwe jest zatem przeprowadzenie audytu jeszcze w trakcie trwania projektu – potwierdzenie wydane przez audytora będzie dotyczyć kwot i informacji zawartych do momentu przeprowadzenia audytu. Terminarz przeprowadzenia poszczególnych faz audytu projektu powinien zostać zapisany w umowie beneficjenta z audytorem.

W odróżnieniu od audytu wewnętrznego, który został kompleksowo uregulowany (i to w wysokich rangą aktach prawnych) zakres badania audytu zewnętrznego projektu współfinansowanego ze środków unijnych określono w wytycznych, zgodnie z którymi jest to zakres prac, których celem jest uzyskanie dowodów pozwalających z dostateczną pewnością na jednoznaczną ocenę przez podmiot przeprowadzający audyt, czy księgi rachunkowe (w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją projektu) wraz z dowodami księgowymi, stanowiącymi podstawę dokonania w nich zapisów oraz sporządzone na podstawie ksiąg rachunkowych wnioski o płatność oraz sprawozdania z realizacji projektu odpowiadają we wszystkich istotnych aspektach wymogom programu i prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawia sytuację finansową i majątkową projektu według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów.

Audyt zewnętrzny ma prowadzić do uzyskania podstaw do potwierdzenia wiarygodności danych, zarówno liczbowych jak i słownych, zawartych w przedstawionych przez beneficjenta dokumentach związanych z realizowanym projektem. Stwierdzenie wiarygodności danych może mieć charakter bezpośredni lub pośredni, przy czym bezpośrednie sprawdzenie obejmuje badanie ksiąg rachunkowych a sprawdzenie pośrednie – badanie działającego u beneficjenta systemu kontroli wewnętrznej.

Z definicji tej warto wskazać na następujące istotne elementy:

• audyt ma skupić się na projekcie, badając systemy zarządzania i kontroli beneficjenta tylko w takim zakresie jaki ma wpływ na prawidłową realizację projektu,

• zadaniem audytującego jest przebadanie nie tylko samej dokumentacji i opartych na niej zapisach w księgach rachunkowych lecz również dokonanie oceny systemu kontroli wewnętrznej.

Oznacza to, iż do właściwej realizacji czynności audytowych nie wystarczy sama wiedza biegłego księgowego, nie wystarczy również sama wiedza audytora – rozwiązaniem wydaje się zespół osób posiadających umiejętności zarówno z jednej jak i drugiej dziedziny, a więc zespół skupiający zarówno biegłego rewidenta jak i audytora.

Wytyczne wskazują na obszary, które winny być przedmiotem szczególnej uwagi audytujących, ponadto odsyłają o­ne do stosowania odpowiednio powszechnie stosowanych standardów audytu wewnętrznego (np. standardów IIA).

Zwieńczeniem przeprowadzonego audytu jest raport oraz opinia. Raport z audytu zewnętrznego winien zawierać następujące elementy:

• informacje ogólne o beneficjencie i osobach audytujących,

• przytoczenie podstawy prawnej przeprowadzenia audytu,

• określenie celu audytu,

• opis wnioskodawcy i realizowanych przez niego projektów,

• podsumowanie czynności dokonanych przez audytorów,

• opis ustaleń,

• rekomendacje wraz z przypisanym im stopniem istotności i terminem wdrożenia,

• (w razie potrzeby – np. przy długim raporcie) dodatkowy załącznik zawierający same wnioski i rekomendacje.

Jednostka poddana audytowi ma prawo do odniesienia się do opinii i raportu. Opinia audytora zewnętrznego winna zawierać:

• jednoznaczną ocenę, czy księgi rachunkowe (w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją projektu) wraz z dowodami księgowymi, stanowiącymi podstawę dokonania w nich zapisów oraz sporządzone na podstawie ksiąg rachunkowych wnioski o płatność oraz sprawozdania z realizacji projektu odpowiadają we wszystkich istotnych aspektach wymogom programu i prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową projektu według stanu na dzień sporządzenia badanych dokumentów,

• potwierdzenie / zaprzeczenie wiarygodności danych, zawartych w przedstawionych przez beneficjenta dokumentach związanych z realizowanym projektem.

Opinia wraz z raportem, a także stanowisko jednostki audytowanej jest przekazywane do Instytucji Wdrażającej oraz Instytucji Zarządzającej.

Instytucja Wdrażająca jest zobowiązana do przekazania Instytucji Zarządzającej zbiorczych wyników audytów zawierających w szczególności informacje o stwierdzonych nieprawidłowościach w realizacji projektów.

Pełna treść Wytycznych oraz wzór raportu w załączeniu:

 Wytyczne instytucji zarządzającej na temat audytu projektów realizowanych w ramach sektorowego programu operacyjnego rozwój zasobów ludzkich

 Wytyczne Instytucji Zarządzającej ZPORR na temat audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego

Wzór raportu

Kontakt z autorem:

Piotr Włodzimierz Kisiel

audytor wewnętrzny w Ministerstwie Gospodarki i Pracy

piokis@mg.gov.pl; pwkisiel@interia.pl